Nel mondo delle startup, misurare e controllare le performance, nel tempo, rappresenta un elemento cruciale per prendere decisioni, comprendere il comportamento dei nostri processi e orientare decisioni strategiche, allineate con gli obiettivi dell’organizzazione. In questo contesto, i KPI sono fondamentali, rappresentano l’elemento che permette di monitorare il comportamento dei processi aziendali, identificando, tempestivamente, comportamenti anomali, o, comunque, l’andamento del processo.
1. Perchè i KPI sono fondamentali
I Key Performance Indicators sono il riferimento su cui valutiamo l’andamento dei nostri processi, il tutto tradotto in metriche quantitative.
Non si tratta semplicemente di “misurare l’andamento del processo”, ma di tradurre le performance dei processi in insight organizzativi, capaci di orientare le scelte organizzative. Quando parliamo di KPI, questi devono:
L’oggettività della misura
I KPI sono indicatori che devono trasmettere informazioni chiare e oggettive, quanto meno soggette a opinioni e a bias. Costruire indicatori che siano in grado di trasmettere informazioni con trasparenza, comprensibili a tutti, senza il rischio di incorrere in diverse interpretazioni, è uno degli aspetti più importanti nella costruzione di un cruscotto di KPI robusto.
Coinvolgimento e allineamento
All’interno di un’organizzazione, un aspetto fondamentale è allineare gli sforzi di tutti verso gli stessi obiettivi. Disperdere le risorse, non avere persone allineate e consapevoli degli obiettivi e delle proprie azioni, può essere una delle principali cause impattanti processi poco performanti. A tal proposito, gli indicatori permettono di allineare gli sforzi di tutti perchè, in questo modo, dallo stagista al CEO, tutti sono consapevoli di cosa sia realmente importante e come il loro contributo impatti sui risultati aziendali.
Focalizzazione sulle priorità
Come suggerisce il nome, “Key”, i KPI devono essere costruiti solamente sulle aree veramente importanti per l’organizzazione, in maniera tale da evitare che si vengano ad allineare gli sforzi di tutti sugli aspetti davvero importanti dell’organizzazione, evitando dispersioni.
Allineamento strategico
Attraverso la definizione di indicatori chiave, un team può tradurre obiettivi di alto livello in risultati misurabili, concentrando l’attenzione dell’organizzazione sulla Mission e sugli aspetti più rilevanti per il business, evitando dispersioni di risorse e focalizzandosi su risultati concreti. Misurare il progresso rispetto ai traguardi prefissati favorisce inoltre una cultura aziendale orientata all’efficienza e alla responsabilizzazione.
2. Il processo di definizione dei KPI
La costruzione di un cruscotto di indicatori è un processo che richiede di seguire alcuni step fondamentali, così da fare in modo che il tutto tenga in considerazione la strategia, coinvolgendo gli stakeholder e integrando le opinioni di tutti nella costruzione dei KPI. Step fondamentali:
- Definire la strategia – Costruire dei KPI, senza che questi siano allineati fin da subito con la strategia dell’organizzazione, può portare l’organizzazione a non raggiungere i suoi reali obiettivi di business. Partire dalla costruzione della strategia, definendo gli obiettivi, è un aspetto imprescindibile, che si parli di startup, o di corporate.
- Coinvolgere gli stakeholder – Costruire KPI che siano comprensibili e condivisibili da tutti è un aspetto fondamentale nella costruzione di un cruscotto di indicatori, garantendo che vi sia un allineamento delle persone: il loro coinvolgimento e la loro motivazione sono fattori che agiranno come leve sul raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione.
- Tradurre gli obiettivi in KPI – per ogni obiettivo strategico, è essenziale andare a costruire da 1 a 3 KPI, che permettano di tradurre gli obiettivi in indicatori misurabili e monitorabili, così da convertire gli obiettivi in step operativi.
- Verificare le fonti dei dati – bisogna verificare che le fonti dei dati siano attendibili. Che si tratti di CRM, ERP, fogli raccolta dati e altri strumenti, è essenziale verificare che i KPI attingano informazioni da fondi di dati affidabili.
- Riesaminare il tutto periodicamente – riesaminare la propria strategia, gli obiettivi e gli indicatori periodicamente è un aspetto fondamentale, per qualsiasi organizzazione, dalle startup alle corporate.
Quindi, parlare di Key Performance Indicatori significa:
- Pochi (Key): I KPI devono essere pochi, perchè orienteranno i comportamenti delle persone. Più KPI vi saranno, più il comportamento delle persone sarà disallineato.
- Performance: Servono per misurare le performance dei nostri processi, di un progetto o di uno step. Sfruttare questi indicatori è necessario per comprendere il reale andamento dell’organizzazione.
- Indicator: Indicano la strada da percorrere, orientando le decisioni.
Facendosì che si lavori con quanta più:
- Chiarezza: il tutto deve essere comprensibile a tutti.
- Tempestivi: una qualsiasi informazione derivante dagli indicatori deve essere gestita tempestivamente, altrimenti si perderebbe il senso dell’indicatore.
3. Diverse tipologie di indicatori
Quando parliamo di indicatori, è possibile lavorare a diversi livelli:
- Operativo: Sono le metriche che permettono di comprendere a livello operativo, di singolo step, quanto bene si sta realizzando una certa attività.
- Flusso: Sono tutti quegli elementi che vanno a lavorare a livello di flusso, che allineano i singoli step operativi verso un outcome comune.
- Strategico: Tutti quegli indicatori che permettono di tradurre performance operative e di flusso, in indicazioni per comprendere la crescita, competitività, redditività e salute dell’azienda.
4. Esempi pratici di KPI per le startup
In ambito startup, alcune metriche si sono rivelate particolarmente utili per monitorare la crescita e l’efficienza operativa:
- Tasso di crescita degli utenti: misuriamo l’aumento percentuale del numero di utenti in un determinato periodo di tempo.
Formula: tasso di crescita = ( utenti finali – utenti iniziali)/utenti iniziali
Esempio: Se a gennaio avevi 1.000 utenti e a febbraio 1.200, il tasso di crescita è del 20%.
- Retention Rate: indica la percentuale di utenti che continuano a usare il prodotto/servizio, dopo un certo periodo.
Formula: Retention rate = ( utenti attivi alla fine del periodo, che erano presenti all’inizio)/utenti presenti all’inizio * 100
Esempio: Se su 1000 utenti attivi a gennaio, 800 sono ancora attivi a marzo, il retention rate a 2 mesi è dell’80%.
- Customer Acquisition Cost (CAC): misura il costo di acquisizione di un nuovo cliente, includendo tutte le spese di marketing e vendita.
Formula: CAC = (costo marketing + vendita)/n° nuovi clienti
Esempio: se spendi 1.000€ in un mese e acquisisci 10 clienti, il CAC è di 100€.
- Net Promoter Score (NPS): indicatore della soddisfazione degli utilizzatori di un dato servizio. Si Sviluppa domandando “quanto è probabile che consiglieresti il nostro prodotto a un amico o a un collega?” fornendo una scala da 0 a 10, dove:
- 9-10: promotori
- 7-8: neutrali;
- 0-6: Detrattori.
Formula: NPS = %Promotori – %Detrattori.
Esempio: 60% promotori, 10% detrattori, NPS = 50.
- Turnover dei dipendenti: misura la percentuale di dipendenti che lasciano l’azienda in un determinato periodo.
Formula: Turnover = (Dipendenti usciti in un certo periodo/Numero medio di dipendenti)*100.
Esempio: Se in un anno, 5 dipendenti lasciano un team di 20 persone, il turnover è del 25%.
Conclusioni
L’adozione di KPI efficaci rappresenta una leva indispensabile per ogni realtà, che sia una startup, o un’azienda, che desideri muoversi con consapevolezza nel mercato odierno.
I KPI sono fondamentali: definirne di pertinenti con il proprio business, costruirli con il coinvolgimento delle persone e allinearli con gli obiettivi strategici costituisce la base per decisioni mirate e una crescita sostenibile.
Indice dei contenuti
- Introduzione
- Cosa sono i KPI e perché sono fondamentali
- L’oggettività della misura
- Coinvolgimento e allineamento
- Focalizzazione sulle priorità
- Allineamento strategico
- Il processo di definizione dei KPI
- Diverse tipologie di indicatori
- Esempi pratici di KPI per le startup
- Tasso di crescita degli utenti
- Retention rate
- Customer Acquisition Cost
- Net Promoter Score
- Turnover dei dipendenti
- Conclusioni
